Prozessfreigabe-Workflow durchführen
Gültig für: viflow (Abo | 9) | Artikel: 1548979 | Aktualisiert am 30.04.2024
{{silver}}Diese Funktion steht in den viflow-Editionen silver und gold zur Verfügung (nicht in viflow blue).{{end}}
Der Prozessfreigabe-Workflow unterstützt Sie bei der Prüfung und Freigabe des Prozesses. Bei Statusänderungen werden automatisiert E-Mails mit dem Freigabebericht, der die Prozessgrafik und eine ausführliche Prozessbeschreibung enthält, an Prüfer und Freigeber versendet.
Der Prozessfreigabe-Workflow kann nur bei Prozessen mit Grafik durchgeführt werden. Für einzelne Unterprozesse ohne Grafik kann kein Bericht erzeugt werden.
Im Prozessfreigabe-Workflow durchläuft der Prozess folgende Status:
Status |
Bedeutung |
Besonderheit |
Workflow inaktiv |
Workflow noch nicht gestartet. |
|
In Bearbeitung |
Der Prozess wird gerade bearbeitet, Prüfer und Freigeber werden nicht informiert. |
Prozess ist für den Export gesperrt. |
In Prüfung |
Der Freigabebericht wurde nach der Bearbeitung per E-Mail an den Prüfer gesendet. Warten auf Antwort. |
E-Mail-Versand des Berichts an den Prüfer. Prozess ist für den Export gesperrt. |
Geprüft |
Der Prüfer hat geantwortet, der Prozess wurde geprüft. |
|
In Freigabe |
Der Prüfer hat geantwortet, der Bericht wird an den Freigeber gesendet. Warten auf Antwort. |
E-Mail-Versand des Berichts an den Freigeber. Prozess ist für den Export gesperrt. |
Freigegeben |
Der Freigeber hat geantwortet und der Status wurde auf freigegeben aktualisiert. |
|
Prozesse mit dem Status in Bearbeitung, in Prüfung, Geprüft oder in Freigabe sind gesperrt und werden beim Export aus viflow – auch beim Export als WebModel – nicht mit veröffentlicht. Nur bei inaktivem Workflow oder freigegebenen Prozess erscheinen die Prozesse im WebModel.
So führen Sie den Prozessfreigabe-Workflow mit allen Statusänderungen durch
- Öffnen Sie das Register Management im Eigenschaftenfenster des Prozesses, der geprüft und freigegeben werden soll.
- Tragen Sie in den Feldern Prüfung und Freigabe Benutzer ein, bei denen E-Mail-Adressen hinterlegt sind (Eigenschaftenfenster [Benutzer] – Verschiedenes – E-Mail).
- Öffnen Sie hinter dem Feld Status das Listenfeld und ändern den Eintrag von Inaktiv auf In Bearbeitung.
Der Status in Bearbeitung ist aktiv. - Nach der Bearbeitung des Prozesses ändern Sie den Status auf in Prüfung.
Wenn die Option E-Mail-Benachrichtigungen versenden aktiviert ist, wird automatisch ein E-Mail-Fenster geöffnet, das an den Prüfer adressiert ist, den hinterlegten Text (Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell – Historisierung/Prozessfreigabe) und den Bericht "Prozessbeschreibung" enthält.
Prüfen und ändern Sie ggf. den Inhalt der E-Mail und versenden Sie diese.Der Status des Prozesses ist jetzt In Prüfung. - Nach der positiven Rückmeldung des Prüfers ändern Sie den Status auf Geprüft.
Wenn die Freigabe direkt im Anschluss erfolgen soll, setzen Sie den Status auf In Freigabe.
Wenn die Option E-Mail-Benachrichtigungen versenden aktiviert ist, wird automatisch ein E-Mail-Fenster geöffnet, das an den Freigeber adressiert ist, den hinterlegten Text (Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell – Historisierung/Prozessfreigabe) und den Bericht "Prozessbeschreibung" enthält.
Prüfen und ändern Sie ggf. den Inhalt der E-Mail und versenden Sie diese.
Der Status des Prozesses ist jetzt In Freigabe. - Nach der positiven Rückmeldung des Freigebers ändern Sie den Status auf Freigegeben.
Nur bei aktivierter Option E-Mail-Benachrichtigungen versenden:
Wird das Versenden der E-Mail abgebrochen oder kann die E-Mail aus anderen Gründen nicht versendet werden, wird der Status auf den zuletzt angezeigten zurückgesetzt.
Nur bei aktivierter Option E-Mail-Benachrichtigungen versenden:
Wenn bei den Benutzern Prüfer oder Freigeber keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, sind die Status In Prüfung, In Freigabe und Freigegeben inaktiv und können nicht ausgewählt werden.
Der Workflow kann erst fortgesetzt werden, wenn die Benutzer über hinterlegte E-Mail-Adressen verfügen.
Die Statusänderungen müssen manuell und schrittweise (In Bearbeitung > In Prüfung > In Freigabe > Freigegeben) durchgeführt werden. Ggf. eingehende E-Mails von Prüfer und Freigeber werden von viflow nicht automatisch erfasst.
Wie Sie den Prozessfreigabe-Workflow aktivieren, erfahren Sie im Kapitel ››› Prozessfreigabe-Workflow aktivieren.
Der zur Prüfung und Freigabe mit der E-Mail versendete Bericht entspricht dem viflow-Bericht "Prozessbeschreibung".
Weitere Informationen zu diesem und weiteren Berichten erfahren Sie im Kapitel ››› Berichte und Ausgaben.